Bí quyết chọn máy photocopy cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 2023

Có thể nói, chiếc máy photocopy đối với mỗi văn phòng, đều rất quan trọng. Trên thị trường hiện nay có đa dạng các dòng máy photocopy cho văn phòng, đảm bảo cho công việc doanh nghiệp đúng tiến độ. Mỗi dòng máy photocopy đều có những tính năng nổi bật phù hợp cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng khác nhau. Trong bài viết hôm nay, Nguyễn Trần sẽ mách bạn bí quyết chọn máy photocopy cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 2023!

Loại máy photocopy nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều thương hiệu máy photocopy như Ricoh, Toshiba, Sharp, … Chính vì thế, doanh nghiệp có rất nhiều sự lựa chọn cho văn phòng của mình, việc bạn lựa chọn dòng máy nào cũng sẽ tùy thuộc vào nhu cầu văn phòng của bạn.

Khi lựa chọn máy photocopy cho văn phòng, đầu tiên bạn cần chú ý về không gian muốn lắp đặt máy. Những tính năng nào là cần cho bạn đối với một chiếc máy photocopy? Bạn có muốn mua máy in màu không hay đen trắng là đủ? Số tiền dự định chi ra mua máy là bao nhiêu?

Một số tùy chọn liên quan đến máy photocopy doanh nghiệp bạn có thể tham khảo:

• Trắng đen: Máy photocopy trắng đen thường có chi phí thấp hơn so với máy in màu vì chúng chỉ sử dụng một loại mực đen. Nó vẫn có đầy đủ các tính năng của máy photocopy và đầy đủ tốc độ, kích cỡ giấy để đáp ứng nhu cầu sử dụng văn phòng.
• Màu: Máy photocopy màu sử dụng hệ thống màu CMYK, có 4 hộp mực riêng biệt, đó là màu lục lam, đỏ tươi vàng và đen. Điều này giúp bạn có thể in được cả màu và in trắng đen thông thường.
  Đa chức năng: Máy photocopy đa chức năng sẽ là sự lựa chọn tốt hơn cho bạn so với một chiếc máy chỉ có tính năng copy. Nó sẽ thực hiện tất cả các tác vụ như in, copy, quét fax,… Có những dòng máy mới còn tích hợp thêm công nghệ đám mây mới nhất hiện nay như: Amazon, Microsoft Sharepoint, OneDrive,…
• Máy để bàn: Đây là những chiếc máy photocopy cỡ nhỏ, thường được dùng cho văn phòng quy mô nhỏ như quy mô gia đình. Chúng sẽ cho ra kích thước giấy chuẩn hoặc nhỏ hơn bình thường được đặt ngay trên bàn làm việc cá nhân. Nó đáp ứng yêu cầu nhanh chóng, kịp thời các công việc in ấn số lượng nhỏ.
• Máy photocopy cho sản xuất: Đa số những công ty thường không lựa chọn máy photocopy công suất lớn. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu đồ họa cấp chuyên nghiệp và thường xuyên thì đây lại là dòng sản phẩm giúp đáp ứng yêu cầu công việc. Chi phí cho những chiếc máy photocopy này khá cao, bạn có thể cân nhắc đến việc sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy.

Một số câu hỏi cần trả lời trước khi quyết định lựa chọn máy photocopy phù hợp cho doanh nghiệp

Xác định công suất của máy photocopy cần mua

Bạn cần tính toán về nhu cầu sử dụng máy photocopy tại văn phòng của mình. Qua đó bạn sẽ xác định được kích thước, tốc độ in, công suất chạy hàng tháng của máy in.

Thông thường máy in càng lớn thì tốc độ sẽ nhanh và công suất cũng sẽ cao hơn. Nếu văn phòng bạn không lớn, nhân viên dưới 10 người thì có thể lựa chọn những chiếc máy in có tốc độ in từ 30/40 trang/phút.

Nếu quy mô văn phòng từ 10-50 người trở lên có thể lựa chọn chiếc máy photocopy có tốc in nhanh hơn từ 40-50 trang/phút.

Đối với những văn phòng quy mô trên 50 người, bạn có thể lựa chọn đến những chiếc máy photocopy công nghiệp và có tốc độ in từ 60 trang/phút trở lên sẽ giúp đảm bảo tiến độ công việc.

Đôi khi việc lựa chọn máy photocopy sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sao in tại văn phòng của bạn. Số lượng nhân viên không nhiều nhưng nhu cầu cao cũng có thể lựa chọn sang dòng công suất lớn đa chức năng, vừa giúp sao chép nhanh chóng tài liệu, lại có thể thực hiện đa chức năng đáp ứng yêu cầu công việc.

Văn phòng của bạn không có nhu cầu sử dụng thường xuyên và không cần đến những bản in màu hoặc không có nhiều chi phí ban đầu thì nên lựa chọn dòng máy photocopy đen trắng công suất vừa để tránh sự lãng phí không cần thiết này.

Ngân sách cho máy photocopy là bao nhiêu?

Một máy photocopy chất lượng kinh doanh có thể giá dao động từ 1.500 USD đến 20.000 USD. Thậm chí có những chiếc máy photocopy chuyên sản xuất cho các doanh nghiệp mức giá có thể lớn hơn nhiều.

Chính vì thế, phạm vi giá cả của máy photocopy là rất rộng, bạn cần xác định ngân sách trước khi lựa chọn máy photocopy nào để mua. Ngay cả khi ngân sách của bạn không quá lớn thì bạn cũng có nhiều sự lựa chọn.

Việc tìm hiểu và mua những chiếc máy đã qua sử dụng có thể được cân nhắc trong trường hợp này. Những chiếc máy này vẫn đảm bảo bảo hành, công năng cần thiết trong công việc.

Chi phí mực và hộp mực

Chi phí mua máy photocopy bạn cần cân nhắc, bạn cũng nên dự trù khoản ngân sách để chi tiêu vào chiếc máy photocopy cho hợp lý. Việc chọn mua hộp mực in cho máy cũng là chi phí bạn cần chú ý. Vì những yếu tố này cần được quan tâm và thay thế thường xuyên, do đó bạn cần đảm bảo nó luôn có sẵn để phục vụ công việc.

Các tính năng của máy photocopy

Nếu bạn đang có nhu cầu mua máy photocopy chỉ để sao chép tài liệu thì nên lựa chọn máy photocopy chuyên về in ấn để tránh sự lãng phí.

Công việc văn phòng sẽ yêu cầu cao hơn đối với một chiếc máy photocopy, bạn có thể lựa chọn các dòng cung cấp nhiều tính năng hơn. Khi đó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, lựa chọn được máy phù hợp với diện tích văn phòng, ….